自動車整備士を陰から支える事務のお仕事

───山晃自動車さんでは、どんな事務作業があるのでしょうか。

「電話対応、来客対応、請求書の作成、車検に関する事務作業、自動車保険の事務手続きなどがあります。」

───かなり幅広い業務がありそうですね。事務作業をする際に、車に関する知識はどのくらい必要なのでしょうか。

「車の知識はほとんど要らないです。日常的に運転をされる方なら問題無いと思います。わからない部分は、しっかり教えますし、やっていくうちに少しずつわかるようになってもらえれば十分です。」

───車の知識に自信がなくても、丁寧に教えていただける環境なのは心強いです！それでは、ここからは実際の業務について詳しく教えてください。まず、車検に関する事務作業とは具体的にどのようなことをするのでしょうか。

「まずは、車検専用のＰＣソフトを用いて、車の修理の必要な箇所などを記録する『作業指示書』というものを作ってもらいます。車検証に記載されている車両情報などを事務員さんに入力していただいて、その情報を見ながら、作業員は、修理箇所を記入したり、交換が必要な部品の発注をしていくんです。

自動車業界では、40～50年に１度の改革がされていて、電子化が進んでいるので、作業確認書を発行するのは、慣れればそこまで時間がかからないです。新しい車検証には、ICチップが組み込まれていて、それを読み込むだけで車両情報などが自動で入力されます。でもまだＩＣチップが組み込まれていない古い車検証のお客さまもいらっしゃるので、そういった場合ひとつひとつ手作業で入力しないといけないので結構大変です。」

───事務員さんと作業員さんが協力して、車検の作業が進んでいくんですね。

「車検は、ブレーキの値やヘッドライトの高さ、光量など、国が定める保安基準に適合するように整備をして、検査するっていう作業だけが全てじゃないんです。車検をクリアした後に、検査標章というステッカーの発行や点検結果の記録などの書類作成とか、自動車検査員の資格を持っている人しかできない事務作業も多くあります。だからこそ事務員さんに、作業指示書を作成してもらい、作業員が作業に集中できる環境があると本当に助かります。ゆくゆくは、自賠責保険の更新対応などもお願いできると嬉しいです。」

───自賠責保険の対応は、何か資格が必要なのでしょうか。

「面接の段階で取得している必要はないですが、入社後に必ず『損害保険募集人一般試験 自動車保険単位』という資格の取得をしてもらいます。資格取得後に、自賠責保険の対応に加えて、任意保険の加入や更新の対応をお願いするつもりです。試験は、テキストを見ながら回答できるセクションもあるので、そんなに心配しないでください（笑）。」

───自動車保険の業務では、実際どんなことをするのでしょうか。

「自動車の任意保険って大体１年契約だと思うんだけど、お客様の更新の時期に確認の連絡をしたり、車の入れ替えに伴う自動車保険の更新をしたり、事務手続きがほとんどです。既存のお客さまが増車する際に、任意保険の加入手続きをすることはあるけれど、新規のお客さまに営業をかけることや、ノルマのようなものは一切ないので安心してくださいね。」

───これまでお話を伺っている中で、事務員さんがいたら枡田社長の負担がずいぶんと軽くなるのではないかなぁ、と感じました。

「そうなんです。最近の電子化が進んで、陸運局でしかできない事務手続きはかなり減りましたが、陸運局に必要書類を取りに行かなければならない時もまだあるので、それを事務員さんにお願いできたら、本当に助かりますね。僕が陸運局で用事をしている３～４時間は、現場作業が止まってしまうこともあるんです。もっと極端に言うと、事務員さんと一緒に仕事をしたら１～２日でできることが、今は３～４日かかってしまう現状なんです。」